Образец заполнения внутренней описи личного дела работника

Образец заполнения внутренней описи личного дела работника

Опись документов в личном деле работника — образец

Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:

  1. быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
  2. фиксация изъятия и возврата документов.
  3. фиксация поступления документов;

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации.

В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне. Опись может состоять из одного или нескольких листов. Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела.

Внутренняя опись личного дела

Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих.

Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная.
На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих. Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным.

Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, — непродуктивно.

Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Как провести внутреннюю опись личного дела

Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности. Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение — полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,.

И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия.

И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются.

Опись личного дела работника

20, 22, 24, 26, 49 и др.

. В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций».

С чем это связано? Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника. Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).

Правила составления описи личного дела работника

Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом. Составление описи не является обязательным в общем случае.

Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи.
В то же время в других

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы.

Рекомендуем прочесть:  Регистрация строения в снт

Причин для этого несколько:

  1. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  2. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
  3. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике. За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы.

Образец личного дела работника

На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.

Копия ИНН работника. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).

Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.

Копию документов об имеющемся образовании сотрудника.

Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.

Фотография сотрудника (цветная или черно-белая). Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА: Трудовой кодекс РФ (глава 14). ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2020 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2020 № 435-ст).

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,

Что входит в личное дело работника: 11 основных документов

Личные дела госслужащих изучаются ежегодно.